L’agent recruté contribuera à l’activité administrative de l’École dans un contexte de formation. Ses interlocuteurs privilégiés seront les deux Directeurs des études des spécialités de l’École et les Responsables de formation. L’agent sera également en interaction directe avec les étudiants et les enseignants de l’École pour toutes les procédures administratives. Dans le cadre de ses missions, il sera amené à collaborer avec différents services internes de l’Université notamment concernant les locaux, les équipements, les services des enseignants et les achats. Il sera impliqué dans toutes les étapes de la vie des formations : recrutement, orientation, accueil, plannings, déplacements, évaluations, démarches qualité.
Activités principales
§ Accueil des différents acteurs dans les locaux (étudiants, enseignants)
§ Conception des emplois du temps en interaction directe avec les DE* et RP**
§ Saisie des emplois du temps et mise à jour des modifications sur les outils dédiés
§ Suivi de l’assiduité des différentes années de formation
§ Edition et traitement des services prévisionnels des enseignants
§ Edition et traitement des services effectifs des enseignants
§ Edition et traitement des dossiers des enseignants vacataires
§ Affectation des salles de cours
§ Affectation des équipements informatiques, électroniques, mécaniques, techniques
§ Réservation de transports pour les sorties pédagogiques
§ Réservation de transports pour les différents vacataires
§ Gestion des aspects administratifs des sorties pédagogiques (autorisations, décharges)
§ Gestion des commandes d’équipements et prestations
§ Collecte des notes auprès des équipes pédagogiques
§ Gestion administrative des sessions d’examens/rattrapages
§ Saisie des notes dans les applications et outils dédiés
§ Edition et contrôle de procès-verbaux des délibérations
§ Rédaction de comptes rendus synthétiques de réunions
§ Préparation des sessions de délibération
§ Transmission des courriers officiels rédigés par l’équipe de Direction
§ Gestion administrative des dossiers de pré-inscription, suivi des inscriptions et réorientations
§ Gestion administrative des dossiers de stage et de mobilité internationale
§ Alimenter les bases de données internes à la composante (indicateurs et démarche qualité)
§ S’impliquer dans la stratégie liée à la vie de la composante et à ses projets (montage, réalisation, communication, démarche qualité)
* DE : Directeurs des études
**RP : Responsables pédagogiques (formation continue)
