Vos missions en quelques mots

Le service d’infrastructure du ministère de la défense (SID), est chargé d’assurer la maintenance et l’adaptation du domaine immobilier des armées.
L’ESID de Lyon, représentant une des sept directions régionales, étend son autorité sur les régions ARA, PACA, Occitanie et sur la collectivité de Corse. Établissement de coordination, d’expertise et de conduite d’opérations d’infrastructure, il pilote des entités déconcentrées au plus proche des sites militaires.

Implanté à Borgo, le pôle conduite des opérations (PCO) relève du chef de la division investissement de l’ESID de Lyon.
En tant que représentant délégué du maître d’ouvrage, cette division conduit les opérations d’investissement de son périmètre géographique assurées en maîtrise d’œuvre interne (PMO) ou de façon externalisée.

Placé sous l’autorité du chef du PCO, vous aurez pour mission d’assister les personnels du PCO et du PMO dans l’organisation de leurs activités.
Vous devrez disposer d’une excellente capacité d’organisation et de gestion des priorités et exécuterez toutes les tâches d’un secrétariat de direction : soutien organisationnel, gestion du courrier, préparation des dossiers de réunion, gestion administrative des commandes et des dossiers d’ordre de mission, interface avec les unités soutenues dans les démarches préalables au démarrage des prestations, mise en forme des documents, accueil physique et téléphonique.
Réaliser le soutien organisationnel de PCO et PMO de Corse : interface administrative avec les titulaires des marchés, transmission d’ordre de service
Gérer le pool auto, commander et suivre les fournitures de bureau / carte achat. Effectuer les ordres de missions
Coordonner le soutien logistique des pôles (moyens généraux, demandes Sillage, interface avec les titulaires des marchés d’entretien)
Suivre et diffuser le courrier entrant / sortant, interface avec les applications métiers
Coordonner avec les sites soutenus, les démarches préalables au démarrage des prestations : demandes d’accès, plan de prévention, etc.
Suivre le potentiel carburants et kilométrique des véhicules des pôles
Réaliser le reporting administratif des marchés (interface interservices)
Gérer l’accueil des visiteurs
Maîtriser les outils bureautiques
Établir les demandes d’achat
Renseigner les bilans financiers (BF) en récupérant les informations depuis le logiciel métier COSI ou d’autres extractions
Effectuer la coordination avec les agents comptables de l’établissement
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions

Profil recherché

Expérience similaire d’au moins 2 ans.
Des connaissances dans l’assistanat technique du BTP seraient un atout.

Compétences attendues

– TRAVAIL EN EQUIPE
– RIGUEUR
– ORGANISATION ET METHODE
– PROACTIVITE ET FORCE DE PROPOSITION
– EXPRESSION ORALE
– EXPRESSION ECRITE
– GESTION DES AGENDAS ET DES PLANNINGS
– AUTONOMIE
– UTILISATION D’UN TABLEUR

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l’envoi du CV et d’une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

lazaro.caplin@intradef.gouv.fr
esid-lyon-rh-recrutement.resp.fct@def.gouv.fr

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