Vos missions en quelques mots

IDENTIFICATION DU POSTE:
intitulé: Assistante de gestion administrative
Catégorie d’emploi / Cadre: Catégorie c
Pole / Direction / Direction Générale des Services :Secrétariat Général Service
Temps de travail du poste: Temps complet
Du lundi au vendredi 8h30 — I2h00 I4h00-18h00
Lieu d’affectation: Hôtel de ville

Statut: Titulaire
Grade: Adjoint Administratif

RELATIONS HIERARCHIQUES
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES/EXTERNES:
Elus: Les référents pour les subventions aux associations
Type de public: Ensemble des services municipaux
Service: Tous les services
Organismes/Administrations: Etat/Préfecture/Communauté de communes sud Corse/Administrations Corse/ Fournisseur/Associations
Type de public: Ensemble des services municipaux

Missions du poste (objectif principal, définir le rôle spécifique du poste dans le service)
A décliner en Activités principales et secondaires:

Activités principales:
– Secrétariat de la DGS
-Traitement et suivi des courriers du DGS
-Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, . )
-Organiser les déplacements du DGS
-Gestion du marché des fournitures de bureau / papeterie /
enveloppes de tous les services communaux
-Gestion et saisie des congés des cadres dans le logiciel SEDIT RH Etablissement des bons de commande sur le logiciel SEDIT Finances et suivi
-Gestion des abonnements
-Suivi des parapheurs provenant de tous les services communaux
-Réception des appels téléphoniques
– Réception, traitement et diffusion d’informations
-Réalisation de travaux de bureautique
-Tri, classement et archivage de documents
-Suivi et mise en forme des dossiers administratifs:

Activités secondaires:
-Instruction, gestion et suivi des demandes de subvention aux associations
-Etablissement des bons de commande et suivi du marché avocat
-Etablissement des bons de commande pour le service des assurances (sinistres. contrats …) et suivi.

Conditions d’exercice:(bureau. déplacements, congés. astreintes): Bureau
Télétravail possible: non
Hygiène et sécurité (travail sur écran, EPI, sujétions): Travail sur écran

Profil recherché

Connaissances générales:
– Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers :
– Recevoir, filfrer et réorienter les courriers électroniques ;
– Utiliser I outil informatique et les logiciels de gestion :
– Rédiger des documents administratifs

Compétences professionnelles :
– Connaissances générales du fonctionnement d’une commune
– Techniques de secrétariat toute prise de notes. etc.) ;
– Techniques de classement et d’archivage

Compétences comportementales : qualités requises humaines. savoir être:
-Discrétion
-Devoir de réserve et discrétion professionnelle
-Très bon sens relationnel
-Capacité d’anticipation Sens de l’écoute
-Sens du service public Rigueur et organisation.
-Calme
-Autonome
-Accueillante

Suite de l’annonce…

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Agent de gestion administrative/Avancement de grade – COMMUNE DE PORTO VECCHIO

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