FICHE DE POSTE
Adjoint Administratif Territorial
Finalité du poste :
Le/la secrétaire-assistant(e) prend en charge l’ensemble des travaux courants de secrétariat de l’entreprise ou d’un service en appréciant les urgences et les priorités (accueil, gestion du courrier et des appels téléphoniques, mise en forme de documents…).
Il/elle assure le traitement et le suivi administratif des fonctions commerciales (achats, ventes) et ressources humaines. Il/elle assure la coordination et l’organisation au sein de l’unité.
MISSIONS
Missions principales du poste
Accueil & standard téléphonique :
Assister dans leur gestion administrative les entreprises hébergées au sein du PEI.
Assister à l’animation de la PEI au profit des entreprises hébergées et des porteurs de projets.
Visiteurs, prospects, réception des livraisons pour les entreprises de la pépinière. Renseignements, devis, fonctionnement de la pépinière, sélection des candidats à la location de locaux, gestion de plannings de location de salle…
▪ Secrétariat :
Elaboration des contrats de location, domiciliation, tableaux de bord, suivi des statistiques…
Facturation des charges :
Editions et reports des relevés téléphoniques, copies, affranchissements, compteurs eau, électricité, locations de salles de réunion
▪ Gestion technique du bâtiment :
Remontée et suivi des problèmes techniques liés à l’utilisation des locaux (Interface avec agglomération pour la maintenance)
▪ Location des locaux :
Rdv, visites, constitution de dossier, état des lieux ….
▪ Gestion du courrier : tri et distribution dans les boites aux lettres
▪ Missions de secrétariat complémentaires :
Assister le Responsable de la PEI dans ses missions de gestion de la PEI.
Soutien à l’équipe : Travaux de secrétariat et de gestion administrative : gestion des adhésions, tableaux des conventions, planification.
Participation à la vie de l’association, aux réunions d’équipe, aux évènements et aux animations.
