Sous l’autorité du (de la) Chef(fe) de mission stratégique coordination et accompagnement administratif du Conseil exécutif, l’Assistant(e) de gestion exerce des tâches transversales dans le cadre de l’accompagnement des travaux du Conseil exécutif, à travers le traitement des rapports devant être soumis au Conseil exécutif puis aux instances délibérantes et consultatives, la constitution de dossiers administratifs, la gestion de d’information, le classement et le suivi des dossiers.
Le poste est basé à Aiacciu
II/ ATTIVITÀ PRINCIPALE/ ACTIVITES PRINCIPALES
Assister le Conseil exécutif dans son action quotidienne et pour la préparation et le suivi des réunions :
• Assister les membres du Conseil exécutif dans l’exercice de leurs fonctions,
• Participer à l’animation de l’agenda institutionnel et à la planification des réunions,
• Gérer l’organisation de réunions internes ou externes,
• Participer à l’élaboration de documents-cadre, de suivi périodiques, comptes-rendus, ou relevant d’obligations légales,
• Participer à la tenue de permanences lors des sessions de l’Assemblée de Corse, et assurer un appui des Conseillers exécutifs à cette occasion.
Assurer la gestion de l’information, le secrétariat courant et le traitement des dossiers :
• Constituer des dossiers, documents, reprographies,
• Réaliser diverses tâches de gestions administrative et bureautique,
• Assurer la dactylographie de documents, notes, relectures de documents divers.
• Participer à l’ensemble des taches en lien avec l’alimentation, le suivi des séances du Conseil exécutif, et les rapports à soumettre à l’Assemblée de Corse ou relevant des prérogatives du Conseil exécutif,
• Assurer la réception des rapports, vérifications, corrections, ouverture et clôture des sessions, constitution d’ordres du jour, ainsi que l’ensemble des opérations afférentes au logiciel Adel délib, au serveur Nomad, au logiciel « OK actes » pour le contrôle de légalité et au logiciel Webdélib+,
• Assurer la transmission de convocations et de documents annexes,
• Assurer la transmission de lettres de saisine et de rapports auprès des instances délibérantes et consultatives,
• Participer au suivi des décisions de la commission permanente délibérante de l’Assemblée de Corse, des questions orales et motions de l’Assemblée de Corse, des avis, motions et travaux des instances consultatives (mise en œuvre des procédures, tableaux de bord, espaces numériques dédiés),
• Assurer un lien avec les référents chargés de la gestion des rapports dans les services, les Secrétaires généraux de DGA, les Agences et Offices, dans le cadre de l’activité courante et pour la mise en œuvre des recommandations relatives à l’élaboration et au circuit des rapports transmis aux instances,
• Tenir à jour et archiver les dossiers de séance.
